2. Tujuan Pengadaan
Menurut Martono (Martono, 2015) tujuan bagian pengadaan barang adalah:
1. Memperoleh barang dan layanan dari pemasok pada jumlah, harga, dan kualitas yang sesuai kebutuhan.
2. Memastikan perusahaan memperoleh pelayanan terbaik dari pemasok sehingga proses operasi di perusahaan berjalan lancar.
3. Mengidentifikasi pemasok yang mampu menyediakan barang dan layanan terbaik, dan membina hubungan baik.
4. Menjalin hubungan yang lebih dekat dengan pemasok untuk saling memahami kebutuhan masing-masing.
5. Negosiasi biaya pembelian dan pengadaan barang.
6. Mempersiapkan kemungkinan akan kelangkaan barang, kenaikan harga, dan rencana pengembangan produk baru organisasi.
3. Fungsi Pengadaan
Menurut (Siahaya, 2016) manajemen pengadaan mempunyai berbagai macam fungsi yang dapat dikelompokkan menjadi :
1. Pembelian (Purchasing), merupakan bagian dari kegiatan Pengadaan yang lebih difokuskan kepada pembelian barang (material) seperti bahan baku untuk proses produksi dan pembelian peralatan (equipment). Pelaksanaan Pembelian melibatkan unsur Pembeli (Buyer) dan Pemasok (Supplier). Ikatan perjanjian pembelian barang berbentuk Purchase Order (PO) atau surat pesanan.
2. Pekerjaan Kontruksi (Constuction), Merupakan pelaksanaan kegiatan pekerjaan untuk membangun wujud fisik dan wujud lainnya. Ikatan perjanjian pekerjaan konstruksi berbentuk kontrak (Contract).
3. Konsultansi (Consultant), Merupakan kegiatan jasa keahlian (Professional).
4. Penyewaan (Leasing), Merupakan kegiatan sewa–menyewa baik secara murni atau sewa dengan opsi untuk membeli.
5. Pekerjaan Inspeksi (Inspection), Merupakan kegiatan prngujian teknis.
6. Swakelola (Self Management), Merupakan kegiatan yang dilaksanakan dan diawasi sendiri atau perusahaan lain yang di tunjuk untuk melaksanakan pekerjaan dimaksud.
7. Tukar Tambah (Trade-in), Merupakan kegiatan tukar-menukar barang dengan membayar selisih harga, untuk memperoleh barang yang sesuai dengan kebutuhan operasi dan bertujuan untuk menghindari kerugian.
8. Beli Kembali oleh Pabrik (Factory Buy-back), Merupakan kegiatan pembelian kembali suku cadang kondisi baru yang tidak terpakai, oleh pabrik pembuat untuk mengurangi kerugian.
9. Barter (Excharge), Merupakan kegiatan tukar-menukar barang secara langsung yang lazim disebut tukar guling.
4. Peran Pengadaan
Menurut (Siahaya, 2016) menyimpulkan bahwa : Pengadaan berperan sebagai proses penentuan secara sistematik terhadap, apa (spesifikasi, kualitas), kapan (jadwal, delivery time), bagaimana (sumber, sistem) dan berapa (kuantitas) untuk mengadakan barang dan jasa dari sumber Pengadaan sampai tempat tujuan, sesuai kualitas dan kuantitas, biaya yang optimal dan waktu suplai yang wajar untuk memenuhi kebutuhan Pelanggan (customers) dan Pengguna (user).
5. Prinsip Pengadaan
Menurut (Siahaya, 2016) Dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan sejak perencanaan harus menerapkan prinsip pengadaan :
1. Efektif Sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan perusahaan.
2. Efisien Diusahakan dengan menggunakan dana, daya san fasilitas yang sekecil-kecilnya untuk mencapai sasaran dalam waktu singkat dan dapat dipertanggung jawabkan serta memberikan kontribusi yang sebesar-besarnya.
3. Kompetitif Dilakukan melalui seleksi dan persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas serta transparan.
4. Transparan Semua ketentuan dan informasi, baik teknis maupun administratif termasuk tata cara evaluasi, hasil evaluasi dan penetapan pemenang harus bersifat terbuka bagi penyedia barang dan jasa yang berminat.
5. Adil Tidak diskriminatif dalam memberikan perlakuan bagi semua penyedia barang dan jasa dan tidak mengarah untuk memberi keberuntungan kepada pihak tertentu.
6. Bertanggung Jawab Mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan usaha sesuai dengan prinsip-prinsip dan kebijakan serta ketentuan yang berlaku dalam pengelolaan rantai suplai.
7. Berpihak Kepada Produk Dalam Negeri Mendukung dan menumbuhkembangkan kemampuan nasional untuk lebih mampu bersaing ditingkat nasional.
8. Berwawasan Lingkungan Mendukung dan mengembangkan kegiatan dengan memperhatikan kemampuan dan dampak lingkungan.
6. Strategi pengadaan
Menurut (Siahaya, 2016) menyimpulkan bahwa: Strategi Pengadaan (Procurement Strategy) merupakan usaha terbaik yang dilakukan untuk mencapai tujuan Pengadaan dalam memperoleh barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan.Penerapan strategi Pengadaan dapat mewujudkan tujuan Pengadaan secara efisien dan efektif, berdasarkan Enam Tepat (6T) yaitu tepat Kualitas (right quality), tepat kuantitas (right quantity), tepat sumber (right source), tepat waktu (right delivery/complation), tepat biaya (right cost) dan tepat tempat (right place) untuk mencapai target dan kinerja Pengadaan.
7. Perencanaan Pengadaan
Perencanaan pengadaan menurut (Siahaya, 2016) adalah proses perumusan langkah dan kegiatan yang meliputi penyusunan perencanaan umum pengadaan dan persiapan pelaksanaan pengadaan. Perencanaan pengadaan dilakukan secara sistematis, terpadu, terarah dan berkelanjutan.
8. Penyelenggaraan Pengadaan
Menurut (Siahaya, 2016) menyimpulkan bahwa : Penyelenggaraan Pengadaan adalah serangkaian kegiatan pelaksanaan pengadaan sejak perencanaan sampai dengan selesai kegiatan. Penyelenggaraan pengadaan dilaksanakan berdasarkan prinsip, tujuan, strategi, kebijakan dan target pengadaan, untuk memperoleh hasil dan manfaat yang sebesar-besarnya bagi lembaga, peningkatan ekonomi dan kesejahteraan masyarakat.
9. Proses Pengadaan
Menurut (Siahaya, 2016) Proses Pengadaan meliputi kegiatan:
1. Penetapan target, strategi dan perencanaan pengadaan.
2. Penentuan sumber pengadaan dan evaluasi kondisi pasar (market evaluation).
3. Penentuian metode pemilihan penyedia
4. Penentuan harga perkiraan sendiri
5. Penentuan jenis dan cara evaluasi penawaran.
6. Penentuan jenis kontrak
7. Pembuatan kontrak
8. Monitoring dan pengawasan pekerjaan
9. Serah terima hasil pekerjaan
10. Evaluasi kinerja.
10. Regulasi Project Cost Management
Didalam merencanakan biaya diperlukan membuat estimasi biaya proyek sesuai dengan lingkup pekerjaan yang ada pada WBS dan disusun menggunakan kode biaya yang telah tersedia setiap perusahaan sebagai standar akuntansi/keuangan. Setelah nilai estimasi didapat digunakan sebagai pengelompokan biaya yang disusun sesuai pay item atau disebut Penganggaran sebagai acuan didalam pelaksanaan dan pengendalian. Di dalam memperkirakan diperlukan masukan : Kondisi pasar, Database bisnis, kebijakan memperkirakan biaya, formulir perkiraan biaya, informasi masa lalu, file proyek, pengetahuan tim proyek, pembelajaran, pernyataan lingkup proyek, WBS (Work Breakdown Structure), Lingkup Pekerjaan (Scope), WBS dictionary, Rencana Manajemen Proyek dalam hal Master schedule, Rencana penggunaan Sumberdaya dan Daftar risiko. Penggunaan Teknik dan Cara untuk Estimasi Biaya Proyek terdiri dari :
1. Analog Estimating
2. Determine Resources Cost Rates
3. Bottom-up Estimating
4. Parametric Estimating
5. Project Management Software
6. Vendor Bid Analysis
7. Reserve Analysis
8. Cost of Quality Output/Keluaran dari Estimasi Biaya Proyek
9. Activity Cost Estimates Pengalokasian biaya sesuai pay item.
10. Input/ Masukan didalam Pengalokasian Biaya
11. Penggunaan Teknik dan Cara didalam Mengalokasikan Biaya.
12. Cost Aggregation
13. Reserve analysis/ Analisis cadangan
14. Parametric Estimating/ Estimasi dengan parametrik
15. Funding limit reconciliation/ Rekonsiliasi batasan pendanaan Output/ keluaran dari Mengalokasikan Biaya
Sumber :
https://repository.bsi.ac.id/index.php/unduh/item/249585/File_10-BAB-2-pdf.pdf
